Oft ist zu hören, ich muss flexibel sein, um sofort reagieren zu können. Oder: "Feste Strukturen engen mich ein". Ist dem wirklich so? Sind Sie immer für alle sofort erreichbar und wundern sich, dass Ihre Tage fremdbestimmt sind und Ihr Arbeitsergebnis stellt Sie nicht zufrieden?

Wenn andere über Ihre Zeit und damit direkt über Sie verfolgen, arbeiten Sie nicht selbst bestimmt. Wichtige Aufgaben bleiben in -Ihren Gedanken, auf Klebezetteln oder im elektronischen Postkorb. Wenn Sie diese Aufgaben erledigen wollen, kommt wieder eine ganz dringende Anfrage und Sie stellen die Aufgabe zurück. Erledigt ist diese damit noch nicht. Viele Menschen nehmen dies Ans Druck und Stress wahr. "Ich komme zu nichts" sind dann die Aussagen. Wer kann das ändern- Sie! Agieren Sie statt zu reagieren.

Was machen Sie wann?

Es gibt kein Erfolgsgeheimnis, mit welcher Struktur jeder Mensch erfolgreich wird. Sicher ist nur, wenn Sie das Richtige zur richtigen Zeit erledigen, senken Sie den persönlichen Stress.

Das Eisenhower Modell, benannt nach dem US Präsidenten, bietet hier eine gute Hilfe an. Gliedern Sie Ihre Aufgaben in die Bewertung wichtig / unwichtig und dringend / nicht dringend. Daraus ergeben sich vier Dimensionen.

Tragen Sie in diese Tabelle die Aufgaben ein und Sie erhalten eine Übersicht der Prioritäten. Sehr häufig werden Menschen auch fremdgesteuert. Weniger wichtige Aufgaben werden als so dringlich dargestellt, dass diese am besten sofort erledigt werden. Haben Sie das auch schon erlebt? Mit der Fragen an die Führungskraft oder den Auftraggeber bis wann denn das Ergebnis spätestens vorliegen soll, bekommen Sie eine Übersicht über die Terminlage des Anderen.

Bequemes und unbequemes erledigen - Falle Prokrastination

Wenn wir ehrlich zu uns sind, dann stellen wir fest, es gibt bequeme und unbequeme Aufgaben im Leben. Unter Prokrastination wird definiert, dringende und wichtige Aufgaben aufzuschieben, da diese unbequem oder besonders anstrengend sind und stattdessen Aufgaben mit geringerer Priorität zu erledigen. (vgl. Rückert 2011) Die Folgen dieses Handelns ist klar! Das Verhalten ist auch bei Projekten zu beobachten.

Was führt dazu, dass Menschen die logische Bewertung von Arbeitsaufträgen unterlaufen? Die Stimmung, die Schwere dieser Aufgabe und die Angst vor Misserfolg sind einige Faktoren dafür.

Sicher hat sich jeder schon einmal in dieser Situation befunden und hinterher über das Ergebnis und die Folgen geärgert. Wie kann ein Mensch sich dagegen schützen? Viele Menschen erledigen zuerst die unangenehmen Arbeiten, um dann den Rest des Arbeitstages mit positiven Aufgaben zu verbringen.

Struktur gibt im Leben Halt und Orientierung

Die Enttäuschung vorab: Die für alle erfolgreiche Struktur gibt es nicht. Jeder muss sich seine Erfolgsstruktur basierend auf der Individualität selbst entwickeln. Das beginnt damit, wann steht ein Mensch auf und beginnt mit der Arbeit. Je nachdem, ob Sie Frühaufsteher oder lieber Langschläfer sind, treffen Sie die Entscheidung, sofern der Job dies zulässt.

Es gibt wichtige und dringliche Aufgaben im Wochenablauf. Vertriebsmitarbeiter benötigen Termine, diese werden in der Regel telefonisch vereinbart. Ohne Terminblöcke zur Telefonie sind die Erfolge der Folgearbeitstage vorhersagbar.

Wie kann ich mich erfolgreich strukturieren?

Einige Ideen für erfolgreiche Strukturen im Tagesablaufes finden Sie in den weiteren Kapiteln. Bitte seien Sie nicht enttäuscht, wenn Sie es probieren und Sie fallen wieder in alte Verhaltensmuster zurück. Eine solche Veränderung braucht Zeit, um die neuen Verhaltensweisen zu erlernen.

Wiederkehrende Aufgabe fest einplanen

Wöchentlich oder monatlich wiederkehrende Aufgaben planen Sie fest in den Tages- oder Wochenablauf ein. Diese Aufgaben bekommen einen Terminblock, der auch für außenstehende im elektronischen Kalender als geblockt zu sehen sind. In diesen geblockten Zeiten sind Sie für andere nicht zu sprechen. Zu Anfang ist das schwierig durchzuhalten, wenn Sie bisher immer ansprechbar waren. Werden Sie bei der Erledigung dieser Aufgaben "unsichtbar". Ziehen Sie sich in einen Besprechungsraum zurück.

Jede Aufgabe als Terminblock planen

Planen Sie Ihre Woche mit Terminblöcken. Wiederkehrende und dringliche Aufgaben erhalten Ihren Terminblock. Diese Terminblöcke sind wichtig, wenn Sie diese durch einen Termin ersetzen, dann verschieben sie den Terminblock am besten am gleichen Tag. Halten Sie sich auch freie, flexible Zeit vor, um auf unvorhergesehenes zu reagieren.

Keine Aufgabe ohne Termin!

Weisen Sie jeder Aufgaben einen Termin mit Zeit in Ihrem Kalender zu. Statt gelbe Klebezettel und Aufgabenzettel, die sich leicht verschieben lassen, steuern Sie damit Ihre Aufgaben und können sicher sein, dass Sie genügend Zeit zur Erledigung haben.

Unbequemes zu erst

Erledigen Sie die unangenehmen Aufgaben zuerst. Damit haben Sie diese nicht den ganzen Tag im Hinterkopf. Denn wir wissen, wenig schöne Dinge beeinflussen uns. Befreien Sie sich davon und erledigen unbequemes sofort. Dann erfreuen Sie sich an den schönen Aufgaben im Tag.

Wie Pareto hilft!

Wieviel Zeit soll ich denn nun einplanen? So viel wie nötig! Halten Sie Ihre Zeitfenster je Aufgabe kurz, denn in 20 Prozent der Zeit werden 80 Prozent des Ergebnisses erzielt.

Achten Sie darauf, dass Sie bei der Erledigung ungestört arbeiten können und vermeiden Sie, dass Sie sich selbst ablenken.

Telefonzeiten effektiv planen und kontrollieren